Dieter works with or without a legally required data protection officer. When you need an external DPO: appointment and notification to the authority in minutes – plus all mandatory documents and processes in one place.
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Integrated services
Check with Dieter whether a DPO is mandatory, meet usual GDPR duties in parallel – and book the external DPO where it fits. Urgent items first, the rest in manageable steps instead of one huge project.
Context & obligation check
Capture company size, processing, and special categories – the basis for whether Art. 37 GDPR applies.
Documents & processes
Create privacy policy, Impressum, DPA, TOM, records, etc. – so data protection is documented traceably.
Appoint & notify DPO
Optional: appoint the TÜV-certified external DPO via Dieter and notify the competent supervisory authority.
With or without a legal DPO obligation
Even without a DPO obligation you must comply with the GDPR. Dieter supports your duties – and makes the external DPO a clear add-on when you need one. Already have a DPO? The guide changing your data protection officer covers notice periods and handover.
An officially appointed and notified external data protection officer creates clarity externally – for customers, partners, and authorities. With Dieter you combine a TÜV-certified external DPO and complete appointment and authority notification in minutes in the same guided flow as your other documentation, without media breaks. Data protection is an ongoing operational process, not a one-off project – especially when appointment is mandatory under Art. 37 GDPR. Already have a DPO and unhappy with them? Changing your data protection officer takes six to eight weeks, with no gap in the designation.
With or without DPO obligation: transparency, records, and protective measures must be properly in place. Dieter is built for teams without a large legal department – start-ups, freelancers, retail, practices, trades, and other SMEs – bundling duties in manageable packages instead of a patchwork of tools. Once Art. 37 GDPR requires a DPO, you enable the TÜV-certified external officer in the same interface instead of opening a second system.
You stay in control of pace: high-risk topics first, then the rest in clear steps. Many sub-tasks need only a few minutes per week – so compliance matures over time instead of in one unrealistic mega-project. Dieter orders tasks and evidence so priorities and traceability align and Art. 37 GDPR requirements remain documentable.
The rule of 20 people who regularly process personal data is the most common trigger for appointment under Art. 37 GDPR – part-time staff, temps, and interns typically count fully; exceptions are narrowly construed.
Regardless of headcount, an external DPO may be mandatory for large-scale, regular, systematic monitoring of data subjects or where core activities involve special category data under Art. 9 GDPR.
Typical mistake
The number of relevant employees is only roughly estimated or not documented. The obligation assessment is then not traceable for authorities or internal audit.
An external DPO remains independent but is embedded in the organisation — from awareness to documentation:
Appointment should clarify role, reachability, and independence; it is the legal framework for cooperation with your team.
Notification to the competent data protection authority documents the designation — central evidence and reference for authority contact.
With Dieter you integrate these steps into your other documentation (privacy policy, DPA, TOM, records) instead of isolated PDFs.
An internal DPO often knows day-to-day operations but is in an employment relationship — dependencies and absences must be managed organisationally.
An external DPO typically brings broader project experience and is replaceable as a person; contract, availability, and interfaces to your processes should be clear.
Which model fits depends on size, industry, and data sensitivity — the legal obligation to appoint must be assessed independently.
What this product page covers: which building blocks Dieter brings together – and where the external DPO adds on once the obligation check requires it:
Typical mistake
An external DPO does not replace missing records or unclear processing — the organisational basis must come first.
Start with Dieter: meet obligations and document in a structured way – and when needed appoint and notify the TÜV-certified external data protection officer.
Dieter führt dich in einem einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess durch alle relevanten DSGVO-Themen, erklärt jeden Schritt verständlich und hält Inhalte sowie Anforderungen laufend auf dem aktuellen Stand. So bleibst du datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und kannst dich wieder auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
Dieter führt dich strukturiert durch alle Pflichtangaben und erstellt daraus eine Datenschutzerklärung, die zu deinem Unternehmen und deinen Prozessen passt.
Use Cases:
Dirk
Owner at Kundegesucht
Use Cases:
Sofie
Founder at Miss Sofie's Coaching
Use Cases:
Larissa
Co-Founder at focus future
Use Cases:
Simon
Co-Founder at Dubly.AI GmbH
Use Cases:
Manuel
CEO at ALMAE Heilarbeitsinstitut GmbH
Use Cases:
Jarod
Sole proprietor at Jarod Schilke – IT Services
Weitere Bewertungen findest du auf OMR Reviews – Dieter und Google Reviews.
Lerne unser Team kennen, nach welchen Werten und Prinzipien wir arbeiten und wo wir uns engagieren.
Wir sind ein kleines engagiertes Team aus Juristen und Techies, das jeden Tag daran arbeitet, Dieter noch besser zu machen.
Transparenz liegt uns am Herzen und in unserer DNA. In einer eigenen Übersicht erfahrt ihr in aller Offenheit, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen – von technischen Maßnahmen und Verträgen bis zu eingesetzten Diensten und euren Rechten.
Wir sind mit anerkannten Verbänden und Initiativen im Datenschutz- und Legal-Tech-Bereich verbunden.
Dieter kennen lernen und den ersten Schritt zum DSGVO-konformen Unternehmen starten.
Die Frage nach einem externen Datenschutzbeauftragten beginnt mit der belastbaren Einordnung der gesetzlichen Voraussetzungen, nicht mit Bauchgefühl. Unternehmen müssen Schwellen, Verarbeitungsumfang und Risikoprofile nachvollziehbar prüfen. Eine dokumentierte Entscheidung schafft Klarheit gegenüber Geschäftsleitung, Aufsicht und internen Stakeholdern.
Wenn ein externer Datenschutzbeauftragter benannt wird, zählen klare Schnittstellen: Erreichbarkeit, Aufgabenumfang, Eskalationswege und Behördenschnittstelle. Bestellung und Meldung sollten deshalb in einen Gesamtprozess eingebettet werden, der auch Verzeichnis, TOM, AVV und Betroffenenanfragen umfasst. So entsteht kein Parallelbetrieb neben der eigentlichen Datenschutzorganisation.
Ein externer Datenschutzbeauftragter erhöht Fachlichkeit und Unabhängigkeit, ersetzt aber keine internen Zuständigkeiten. Wirksam wird das Modell erst, wenn Teams Datenflüsse, Tools und Änderungen strukturiert zuliefern. Unternehmen profitieren dann von schnellerer Priorisierung, klarer Kommunikation und belastbaren Entscheidungen in anspruchsvollen Datenschutzfragen.
Zu einem erfolgreichen Webauftritt gehört eine rechtssichere Datenschutzerklärung und ein Impressum. DIETER wurde von Datenschutzbeauftragten und Anwälten entwickelt, um dir den Rücken freizuhalten und die Einhaltung der DSGVO sicherzustellen.
DSGVO CHECK-UP STARTENFür größere Unternehmen mit komplexen Anforderungen an Datenschutz und Reporting.
JETZT ANFRAGENDer KI-Rechtsberater für KMU, der aus Regulierung konkrete Umsetzung macht.
Wir möchten dir Klaus vorstellen. Klaus übersetzt den EU AI Act in klare Entscheidungen: Was ist erlaubt, was riskant, was ist sofort zu tun. So bringst du KI schneller produktiv in den Betrieb und reduzierst Haftungs- und Freigaberisiken.
