Externer DSB: Was er wirklich kostet

Kurz gesagt

• Marktpreis: Kleine Unternehmen zahlen für einen externen Datenschutzbeauftragten typischerweise 150 bis 300 € pro Monat, größere 500 bis 2.000 € (Angaben des Berufsverbands BvD). Öffentliche Preislisten beginnen für Betriebe unter 20 Mitarbeitenden meist bei rund 150 €.
• Der Monatspreis täuscht: Entscheidend sind Laufzeit, Leistungsumfang und Zusatzkosten. Zwei Angebote mit gleichem Monatspreis können sich über die Vertragslaufzeit um Tausende Euro unterscheiden.
• Ein interner DSB ist selten günstiger: Ausbildung (rund 1.650 bis 2.400 €), regelmäßige Fortbildung und Arbeitszeit summieren sich schnell auf 2.000 bis 6.000 € im Jahr. Dazu kommen besonderer Kündigungsschutz und das Risiko von Interessenkonflikten.
• Vorher prüfen, ob du überhaupt einen brauchst: Die Pflicht greift in Deutschland ab 20 Personen, die ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten, oder in Sonderfällen. Die Abschaffung dieser Regel ist angekündigt, aber noch nicht beschlossen.
• Mit oder ohne DSB: Die Pflichten der DSGVO bleiben gleich. Den größten Aufwand verursacht in Unternehmen ohnehin die Dokumentation, nicht der Datenschutzbeauftragte.

Brauchst du überhaupt einen Datenschutzbeauftragten?

Bevor du Preise vergleichst, kläre die Pflichtfrage. In Deutschland musst du einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn einer dieser Fälle vorliegt:

• In der Regel sind mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt (§ 38 Abs. 1 BDSG). Die frühere Schwelle von 10 Personen gilt seit 2019 nicht mehr.
• Du führst Verarbeitungen durch, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern, oder verarbeitest Daten geschäftsmäßig zur Übermittlung oder für Markt- und Meinungsforschung. Dann gilt die Pflicht unabhängig von der Personenzahl.
• Deine Kerntätigkeit besteht in der umfangreichen Verarbeitung besonders sensibler Daten, etwa Gesundheitsdaten, oder in der umfangreichen, systematischen Beobachtung von Menschen (Art. 37 DSGVO).

Ob die Pflicht bei dir greift, klärt der Pflichtcheck auf der Seite externer Datenschutzbeauftragter. Auch ohne Pflicht kannst du freiwillig einen DSB benennen (Art. 37 Abs. 4 DSGVO). Für ihn gelten dann dieselben Regeln zu Stellung und Aufgaben.

Was ein externer Datenschutzbeauftragter kostet

Eine unabhängige Erhebung zu DSB-Preisen gibt es nicht. Die meistzitierte Orientierung stammt vom Berufsverband der Datenschutzbeauftragten Deutschlands (BvD), allerdings ohne veröffentlichte Methodik. Wir haben sie im Oktober 2026 mit öffentlichen Preislisten von Anbietern abgeglichen:

Fast alle Preise verstehen sich netto. Wer als Kleinunternehmer keine Vorsteuer abzieht, zahlt die Umsatzsteuer mit.

Wie abgerechnet wird: Üblich ist eine monatliche Pauschale, gestaffelt nach Mitarbeitenden. Seltener wird nach Stunden abgerechnet, und Sonderleistungen wie ein Audit vor Ort laufen oft über Tagessätze. Eine Pauschale ist planbar, aber nur so viel wert wie die Leistungen, die sie abdeckt.

Was den Preis treibt: Zahl der Mitarbeitenden und Standorte, sensible Daten (Gesundheit, Kinder, Beschäftigtendaten in großem Umfang), viele eingesetzte Dienstleister und Tools, Termine vor Ort statt remote, gewünschte Reaktionszeiten und der Zustand deiner Dokumentation zu Beginn.

Was im Preis enthalten sein sollte

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten legt die DSGVO fest (Art. 39). Sie gehören in jede Pauschale:

• Beraten: Unterrichtung und Beratung der Geschäftsführung und der Mitarbeitenden zu ihren Datenschutzpflichten.
• Überwachen: Prüfen, ob Datenschutzvorgaben und interne Richtlinien eingehalten werden, inklusive Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden.
• Folgenabschätzung begleiten: Beratung, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
• Ansprechpartner sein: für die Aufsichtsbehörde und für Betroffene, die Fragen zu ihren Daten haben (Art. 38 Abs. 4 DSGVO).

Wichtig zu wissen: Ein Datenschutzbeauftragter berät und überwacht, er muss deine Dokumente nicht schreiben. Verarbeitungsverzeichnis, TOM, Datenschutzerklärung und AV-Verträge erstellt das Unternehmen selbst. Viele Angebote enthalten diese Arbeit trotzdem, andere berechnen sie extra. Frag deshalb genau nach, was drin ist:

Was ein interner Datenschutzbeauftragter kostet

Ein eigener Mitarbeiter als DSB wirkt günstiger, weil keine Rechnung kommt. Die Kosten stecken in Ausbildung, Fortbildung und Arbeitszeit:

• Ausbildung: Ein Lehrgang mit Abschlussprüfung kostet rund 1.650 bis 2.400 €, etwa 1.649 € zzgl. MwSt. für drei Tage beim TÜV Saarland oder 2.400 € für fünf Tage an der IHK-Akademie München. Ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht, wohl aber nachweisbare Fachkunde (Art. 37 Abs. 5 DSGVO).
• Fortbildung: Das Unternehmen muss dem DSB die Mittel geben, sein Fachwissen zu erhalten (Art. 38 Abs. 2 DSGVO), und die Kosten der Fortbildung übernehmen. Wer ein Zertifikat aufrechterhält, braucht zum Beispiel bei DEKRA 24 Stunden Fortbildung in drei Jahren plus Gebühr. Das sind grob 600 € pro Jahr.
• Arbeitszeit: Wie viel Zeit die Aufgabe braucht, legt keine Behörde fest. Die folgende Rechnung nimmt deshalb drei Szenarien an.

Grundlage ist der mittlere Bruttojahresverdienst einer Vollzeitkraft in Deutschland, 54.066 € im Jahr 2025 (Statistisches Bundesamt). Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung kommen dazu, die Ausbildung im ersten Jahr ebenfalls. Zum Vergleich: Ein externer DSB kostet nach der BvD-Spanne 1.800 bis 3.600 € im Jahr.

Intern oder extern: der Vergleich

Ein interner DSB lohnt sich vor allem für größere Unternehmen mit eigener Rechtsabteilung oder jemandem, der Datenschutz ohnehin hauptberuflich betreut. Für Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitenden ist ein externer DSB in den meisten Fällen die günstigere und sicherere Lösung.

Woran du ein gutes Angebot erkennst

• Eine benannte Person: Du bekommst eine konkrete Ansprechperson mit nachgewiesener Fachkunde, nicht nur ein Team-Postfach.
• Klarer Leistungsumfang: Das Angebot listet, was in der Pauschale steckt und was extra kostet, inklusive Stundenkontingent und Reaktionszeit.
• Faire Laufzeit: Eine längere Laufzeit stärkt die Unabhängigkeit des DSB, das empfehlen auch Aufsichtsbehörden. Wegen der geplanten Reform sollte der Vertrag aber ein Sonderkündigungsrecht enthalten, falls die Benennungspflicht entfällt.
• Berufshaftpflicht: Externe DSB haften anders als Angestellte; eine Berufshaftpflichtversicherung ist sinnvoll, wie die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg betont.
• Meldung inklusive: Die Kontaktdaten des DSB müssen an die Aufsichtsbehörde gemeldet und in der Datenschutzerklärung genannt werden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO). Ein gutes Angebot erledigt das mit dir.

Die häufigsten Fehler

• Nur den Monatspreis vergleichen. Rechne Preis mal Laufzeit plus erwartbare Zusatzleistungen. Erst dann sind Angebote vergleichbar.
• Software für einen DSB halten. Ein Tool kann Dokumente erstellen und Pflichten organisieren, es ersetzt aber keine benannte Person mit Fachkunde, wenn eine Benennungspflicht besteht.
• Die Geschäftsführung oder IT-Leitung intern benennen. Wer über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet, kann sich nicht selbst kontrollieren.
• Benennen, aber nicht melden. Die Meldung an die Aufsichtsbehörde gehört zur Pflicht; das richtige Meldeportal findest du über die Übersicht externer DSB nach Stadt.
• Einen Vertrag mit langer Laufzeit ohne Ausstieg unterschreiben. Gerade jetzt, wo die Pflicht für viele Unternehmen entfallen könnte, ist ein Sonderkündigungsrecht viel wert.
• Davon ausgehen, dass ohne DSB weniger zu tun ist. In einer Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen nannten 73 % die Dokumentationspflichten als größten Aufwand, die Benennung eines Datenschutzbeauftragten nur 25 %.

Externer DSB mit Dieter: was drin ist

Dieter verbindet den externen Datenschutzbeauftragten mit der Software, die den Großteil der Arbeit erledigt. Dadurch kostet die Betreuung weniger, und die Dokumentation bleibt laufend aktuell statt einmal im Jahr.

• TÜV-zertifizierter externer DSB als fester Ansprechpartner, Bestellung in drei geführten Schritten und Meldung an die Aufsichtsbehörde direkt aus dem Produkt.
• Alle Pflichtdokumente: Verarbeitungsverzeichnis, TOM, AV-Verträge und Datenschutzerklärung entstehen per Fragebogen und aktualisieren sich, wenn sich etwas ändert.
• Schulungen samt Nachweisen für deine Mitarbeitenden, mit automatischen Erinnerungen.
• Website-Scans, die neue Tracker und Drittanbieter auf deiner Website erkennen.

Brauchst du keinen DSB, deckst du die Pflichten der DSGVO auch ohne ihn mit Dieter ab. Wo du stehst, zeigt dir der kostenlose DSGVO Check-up.

Fazit

Ein externer Datenschutzbeauftragter kostet kleine Unternehmen typischerweise 150 bis 300 € im Monat, ein interner kaum weniger, sobald Ausbildung, Fortbildung und Arbeitszeit eingerechnet sind. Den Unterschied machen Leistungsumfang, Laufzeit und Zusatzkosten. Prüfe zuerst, ob du überhaupt einen DSB brauchst, und vergleiche dann Angebote über die ganze Laufzeit. Und egal, wie die Reform ausgeht: Die eigentliche Arbeit steckt in der Dokumentation. Wer sie im Griff hat, zahlt für den Datenschutz am Ende am wenigsten.